مقدمة:
تعتبر إدارة الفعاليات البيئة الحاضنة لكل من يتمتع بفكر إبداعي وقدرة على الابتكار والتنظيم والتخطيط ومراعاة التفاصيل الدقيقة التي تصنع فارقاً كبيراً. وتتميز إدارة الفعاليات بكونها إحدى المجالات الديناميكية التي تتطلب معرفة واسعة بأصول التعامل الفعال مع مزوّدي الخدمات والتنسيق مع الأطراف المعنية بالفعاليات وفهم معمّق حول التشريعات واللوائح التنظيمية ذات الصلة بالصحة والسلامة واستصدار التراخيص والتصاريح والأذونات الخاصة وغيرها. وتكمن أهمية إدارة الفعاليات في أنها تتمحور بالدرجة الأولى حول القدرة على طرح أفكار مبتكرة وتنفيذها بطريقة احترافية.
تُركّز هذه الدورة التدريبية في إدارة الفعاليات لخمسة أيام على كيفية إخراج فعاليات مؤسسية من شأنها إحداث تأثير استراتيجي يخدم السمعة. يُغطّي هذا البرنامج إدارة الفعاليات انطلاقاً من الاستراتيجية والمفهوم الإبداعي إلى مرحلة التنفيذ. ويتضمن البرنامج 6 وحدات تدريبية مقدمة باللغة العربية وتغطي كافة المجالات ذات الصلة بإدارة الفعاليات، تتمثل في “تطور صناعة الفعاليات وإدارة وقيادة الفعاليات، “التصميم الإبداعي للحدث واختيار المتحدثين والشركاء”، “وضع وإدارة الميزانيات وتنفيذ العمل اللوجستي”، “تخطيط وتصميم خطط التسويق وحملات العلاقات العامة”، “مراسم البروتوكول والإيتيكيت” و”الممارسات التطبيقية”،
ماذا سوف تستفيد من هذه الدورة؟
تستند الدورة التدريبية في إدارة الفعاليات إلى منهجية قائمة على تزويد المشاركين بالمعارف اللازمة لإدارة وتخطيط الفعاليات وتطوير وتنفيذ الاستراتيجيات التسويقية التي من شأنها ضمان تغطية إعلامية واسعة واستقطاب مشاركة قوية من الفئات المستهدفة. وتوفر الدورة التدريبية منصة مثالية للتعرّف على أحدث أساليب الإعلان وطرق تصميم النشرات والملصقات الإعلانية والحملات الترويجية. ويمكن للمشاركين استكشاف سبل التحقق من متطلبات ترخيص الفعاليات ومطابقة التشريعات المطبقة على صعيد الصحة والسلامة وأفضل الممارسات المتبعة في إدارة الفعاليات، فضلاً عن إتقان كيفية تقييم نجاح الفعاليات من حيث حجم العائدات ومستوى المشاركات والتغطية الإعلامية والإعلانية واستجابة الجمهور المستهدف.
اهداف الدورة:
- تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية عن الفعاليات.
- التعرف على مراحل وتطور هذه الصناعة ومتطلبات نجاحها.
- تمكين المشاركين من تخطيط وتنظيم إدارة الفعاليات.
- تمكين المشاركين من تكوين اللجان المختلفة للفعاليات (أدوارها، وظائفها، مسؤولياتها).
- تمكين المشاركين من التحضير الفعال لجلسات الاجتماعات من لجان وندوات ومؤتمرات
- تطبيق قواعد وأسس المراسم والبروتوكول.
- استقبال الضيوف الرسميين والوفود الزائرة.
- فهم وظائف ودور العلاقات العامة في إدارة الفعاليات.
- تنفيذ وتطبيق العمل اللوجستي في إدارة الفعاليات بكفاءة وفعالية.
- إنتاج الفعاليات بطريقة مبتكرة وجاذبة.
- التسويق الدولي للفعالية والاتصالات واختيار المتحدثين.
- التصميم الإبداعي للحدث، عرض الحدث والتكنولوجيا.
المحتويات الرئيسية :
الوحدة الأولى: مفاهيم وتعريفات هامة
- الإتيكيت (تعريفة، نشأته، أهميته).
- البروتوكول (تعريفه، نشأته، اهميته).
- الفرق بين الاتيكيت و البروتوكول
- كيف تكون سفيرا لجهة عملك؟
- الانطباع الاول (كيف تجعل النظرة الاولية لصالحك؟)
- الصورة الذهنية (كيف تحمي سمعتك و سمعة مؤسستك؟)
الوحدة الثانية: الإتصال وفنون الحديث وفقا لقواعد البروتوكول والإتيكيت
- المصافحة.
- التقديم والتعارف.
- الحديث مع الآخرين (الأخطاء الفادحة في الحديث)، و الحديث بلغة أجنبية.
- ثقافة الإصغاء و اهميتها للعاملين في مجال المراسم (كسب مهارات الإنصات الجيد).
- بروتوكول بطاقة الدعوة الرسمية
- بروتوكول إعداد برنامج زيارة لشخصية هامة (3 مراحل).
الوحدة الثالثة: قواعد المراسلات الدبلوماسية
- الأنماط التقليدية للمحررات الدبلوماسية
- صياغة المعاهدات و الاتفاقيات الدولية
- الصيغ القانونية الأخرى للمحررات الدبلوماسية (مذكرة التفاهم- تبادل الرسائل – المحاضر المتفق عليها).
- المراسلات الدبلوماسية الروتينية مع البعثات الاجنبية
- المحررات الدبلوماسية في عهد البريد الإلكتروني
- الجوانب الفعلية المتصلة بقواعد المراسم
- قواعد الإتكيت في المراسلات الدبلوماسية
- حالة عملية وتفاعل
الوحدة الرابعه: تنظيم الفعاليات والمؤتمرات علم أم فن؟
- أهمية المعارض والفعاليات والمؤتمرات في تحقيق أهداف المنظمات
- أهمية صناعة إدارة الفعاليات والمؤتمرات والمعارض
- مفهوم الحدث (الفعالية أو المناسبة)
- أنواع الفعاليات والمناسبات
- القواعد الأساسية لعقد الفعاليات
- معوقات تنظيم الفعاليات
- إدارة الفعاليات الدولية (قبل انعقاد الفعالية، أثناء انعقاد الفعالية، بعد اختتام الفعالية)
الوحدة الخامسه: التخطيط لإدارة الفعاليات والمؤتمرات الدولية
- المخططات الإدارية لتنظيم المعارض والمؤتمرات والفعاليات
- الخطوات المعلوماتية والهيكلية واللوجستية الخاصة بتنظيم حدث أو مناسبة ما
- شروط التنظيم الناجح لإدارة الفعاليات الدولية
- آليات الإعداد والتخطيط المبكِّر للفعاليات
- أدوات الإبداع والابتكار في أنشطة المؤتمرات والاحتفالات
- التجهيزات اللوجستية للمعارض والمؤتمرات والفعاليات
- خطوات التنفيذ العملي لفعالية أو المؤتمر أو المعرض
- متابعة وتقييم نشاطات المؤتمر أو الفعالية أو المعرض
الوحدة السادسه: إدارة فرق العمل في الفعاليات والمؤتمرات الدولية
- تشكيل فريق إدارة الفعاليات
- تحديد الموارد البشرية لادارة الفعالية أو المؤتمر او المعرض
- ترتيب و تشكيل اللجان المنظمة للفعاليات ومهامها
- مهام وأدوار اللجان (العلاقات العامة، اللجنة التحضيرية، اللجنة الإعلامية)
- آليات تدريب وتحفيز الفرق التي تتولى إدارة الفعالية أو المؤتمر أو المعرض
- إدارة العلاقات العامة في الفعاليات والمؤتمرات والمعارض
