المقدمة:
عادة ما يستخدم المساعدون التنفيذيون لأداء مهام مختلفه في المنظمة، وهم في كثير من الأحيان العامل الأكثر ثقة ، والمديرين التنفيذيين يعتمدون عليهم في كافة المسائل الأكثر سريه في المكتب، يحتل المساعد التنفيذي في الوقت الحاضر مكانة مهمة جداً من حيث القدرة على بناء علاقة قوية مع الإدارة العليا ، تسعى هذه الدورة إلى تطوير مهارات المشاركين بمجموعة من افضل الممارسات الاحترافية والابداعية ذات الصلة والكفاءات اللازمة التي من شأنها أن تؤدي إلى التميّز الوظيفي في أداء الاعمال .
اهداف البرنامج:
سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:
- ممارسة تقنيات الإدارة المتقدمة للتمكن من إدارة المكاتب
- قراءة وتحليل واردة المذكرات والطلبات والتقارير بغية تحديد أهميتها وخطة التوزيع فيها
- التميز في إدارة وصيانة جداول المدراء التنفيذيين
- الابداع في إعداد مسودات الخطابات والمراسلات الرسمية حسب توجيهات المدير التنفيذي
- تطبيق تقنيات المراسلات المهنية في الرسائل الالكترونية
- التميز في التعامل مع ضغوطات العمل وإعداد خطة عمل للتحكم بها
- إعداد وتنظيم الاجتماعات وكتابة الأجندة وتدوين محاضر الاجتماعات بدقة
- إعداد جداول الأعمال واتخاذ الترتيبات اللازمة
- تطبيق الذكاء العاطفي لتعزيز العلاقات الممتازة
- استغلال مفاهيم واستراتيجيات الاتصالات الحديثة لتسهيل تدفق العمل
- معرفة كيفية إدارة النزاعات و فهم أساسيات حل المشكلات واتقان أداء المهام المتعددة .والتصرف بلباقة ودبلوماسية
- تحسين المهارات المهنية في التواصل مع الجمهور الداخلي والخارجي بطريقة فعالة
المحتويات الرئيسية:
وظيفة المساعد التنفيذي وأهم المهام والواجبات والمسئوليات
- مقدمة عن وظيفة المساعد التنفيذي
- مفهوم وظيفة المساعد التنفيذي وأهميتها وأنواعها
- دور المساعد التنفيذي فى المنظمات الذكية
- الاتصال الشخصي والكتابي الفعال
- بناء علاقات ممتازة مع الزملاء
- التعامل مع الشخصيات الصعبة
- تعزيز الثقة بالنفس والحزم
- طرح أفكارك والتأثير على الآخرين
- الكتابة المهنية الفعالة:
-
-
آداب الأعمال والبروتوكولات والدبلوماسية
-
Professionalism معنى الاحترافية
-
الوعي الثقافي
-
فهم الاختلافات بين الثقافات والوعي بها وادراكها
-
المهارات الإدارية للمساعد التنفيذي
- التخطيط وإدارة الوقت
- التنظيم (تقسيم المهام على الأخرين)
- تفويض السلطات وتوزيع الأعمال
- توجيه وقيادة الأخرين وتحفيزهم لأداء الاعمال
- الرقابة والمتابعة للتأكد من تحقيق الأهداف
- حل المشكلات واتخاذ القرارات
- إدارة ومواجهة الضغوط
- تخطيط وإدارة وتنفيذ الاجتماعات
- إدارة المناسبات والأحداث
- إدارة المشروعات
المهارات الإنسانية للمساعد التنفيذي
- الاتصال الفعال والتعامل الإيجابي مع الأخرين
- مهارات العرض والتقديم
- العمل فى فريق عمل والعمل الجماعي
- إجراء المقابلات الفعالة
- التفاوض مع الأخرين
المهارات الفنية للمساعد التنفيذي
- الكتابة ومعالجة الكلمات
- ارسال و استقبال المكالمات التليفونية
- اعداد وارسال الرسائل والمراسلات
- كتابة رسائل بريد الكتروني مؤثّرة
- كتابة محاضر الاجتماعات
- إعداد وتنفيذ العروض التقديمية باستخدام أدوات العرض المرئية والمسموعة
- تصميم وتشغيل قواعد البيانات باستخدام الحاسب الآلي
- حفظ المعلومات على الحاسب الآلي
- حفظ وأرشفة الملفات الكترونيا
التواصل الفعّال وإدارة النزاعات
- السكرتير التنفيذي كممثل للمدير التنفيذي
- تطوير قدراتك على التواصل مع والتأثير في الآخرين
- فهم التواصل:
- التنوع، والأنماط والافتراضات
- مهارات الاستماع
- التواصل اللفظي والغير لفظي
مهارات العرض وكتابة التقارير
- الاستفادة المثلي من الاجتماعات
- العرض الشفهي والعرض المكتوب
- التخطيط للعرض
- التغلب على التوتر
- الاعداد للعرض
- استخدام نبرات الصوت في العرض
حل المشكلات وتعدد المهام والتعامل مع التعقيدات
- تمييز وتحديد أنواع المشكلات المختلفة
- تحديد الأسلوب الأمثل لحل المشكلة بناء على طبيعتها
- تحليل السبب الجذري للمشكلة
- تقييم الحلول وتطبيق أساليب التفكير الإبداعي لحل المشكلات
- تحديد أهداف القرار المطلوب
استخدام الانترنت و النظم السحابية Cloudy system
- استخدام النظم السحابية على الانترنت لتسجيل وجمع وتحليل البيانات واعداد التقارير
- استخدام النظم السحابية على الانترنت لحفظ وأرشفة ومشاركة وارسال الملفات
- استخدام النظم السحابية على الانترنت للتخطيط وتوزيع الأعمال وإعداد أجندة الأعمال والخطة الأسبوعية والشهرية
- استخدام النظم السحابية لاجراء المقابلات على الانترنت ONLINE
- استخدام النظم السحابية على الانترنت لإدارة الاجتماعات و لتنفيذ العروض التقديمية
- استخدام برامج واجهزة الاتصال الصوتى والنصى للاتصال بالأخرين من خلال الانترنت
